Công tác văn phòng: Những đóng góp thầm lặng

Trong suy nghĩ của nhiều người, văn phòng là nghề ngồi bàn giấy, công việc có phần thụ động và buồn tẻ. Nhưng thực chất, những người làm hành chính văn phòng thời nay đang đóng góp thầm lặng trong việc thực hiện tốt nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt động của lãnh đạo…

Lãnh đạo UBND tỉnh và cán bộ Văn phòng UBND tỉnh dâng hương tại Đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ nhân 69 năm Ngày truyền thống văn phòng hành chính các cơ quan Nhà nước. Ảnh: T.T

Trong buổi trò chuyện chưa đầy một giờ đồng hồ với chị Cao Xuân Thu Vân - Chánh Văn phòng UBND tỉnh, chúng tôi thấy chị đã tiếp nhận 4 văn bản qua hộp thư điện tử, 6 văn bản do chuyên viên, cán bộ phòng hành chính trình... Thấy tôi có vẻ bất ngờ, chị chia sẻ: “Với lực lượng biên chế hơn 50 người, nhưng mỗi ngày Văn phòng UBND tỉnh phải tiếp nhận khoảng 100 văn bản, cố gắng xử lý hoàn tất khoảng 50 - 70 văn bản. Hiện Văn phòng UBND tỉnh thực hiện xử lý văn bản theo đúng quy trình, tiến độ quy định là từ 3 - 5 ngày, có những văn bản gấp buộc phải xử lý trong ngày…”.

Có tận mắt chứng kiến mới thấy công tác văn phòng luôn phải đối mặt và “vật lộn” với “núi” giấy tờ, hồ sơ; tuy nhiên thực chất văn phòng là nơi bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý, là trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của các cơ quan, tổ chức với các cơ quan, đối tác bên ngoài. Văn phòng là nơi thu thập và xử lý thông tin, nơi tổ chức và theo dõi, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện các quyết định quản lý đã được ban hành. Có thể nói, văn phòng là bộ phận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, người làm trong lĩnh vực văn phòng phải là những người có tư duy và phương pháp tổ chức, quản lý; năng động và sáng tạo; có tính chuyên nghiệp; thành thục kỹ năng hành chính; tiếp cận với công nghệ hiện đại.

Theo khảo sát từ một số bộ phận văn phòng UBND từ cấp xã đến cấp tỉnh thì hầu hết cán bộ, nhân viên văn phòng có nghiệp vụ theo lĩnh vực phụ trách là chính, gần như là không được đào tạo nghiệp vụ của một cán bộ, nhân viên quản trị văn phòng. Do đó, hầu hết các kiến thức của một nhân viên, chuyên viên văn phòng trong thẩm định, xử lý văn bản, công tác tổng hợp, tham mưu… đều phải tự nghiên cứu là chính. Để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng, một số nơi đã duy trì họp báo thường lệ hàng tuần. Ngoài việc báo cáo tình hình tuần trước, phân công nhiệm vụ tuần mới, từng thành viên tranh thủ trao đổi kinh nghiệm, nghiệp vụ từ những sai sót đã vấp phải, những điển hình trong xử lý tình huống tốt…

Có thể nhận thấy, trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức thì bộ phận văn phòng được đánh giá ở vị trí hết sức quan trọng với nhiệm vụ: quản trị hậu cần và tham mưu giúp việc. Bộ phận văn phòng được xem như là nơi tổng hợp nguồn thông tin từ Trung ương đến các sở, ngành địa phương, thậm chí là từ kiến nghị của dân… Do đó, cán bộ, nhân viên nào yếu kém về nghiệp vụ thì sẽ bị ách tắc công việc, tham mưu chưa chuẩn xác, dẫn đến ra những quyết định sai…

Trong tình hình mới, những cán bộ, nhân viên văn phòng cơ quan hành chính luôn có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác. Có như vậy thì chức năng tham mưu mới được phát huy tốt từ những ý kiến đề xuất xác đáng. Họ đang dần hướng đến sự hoàn thiện của một cá nhân đa năng trong nhiều vai trò: thư ký, văn thư, quan hệ đối ngoại… Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, họ còn phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc.

Hoàng Uyên