Một số quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử (VBĐT) giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định quy định việc gửi, nhận VBĐT thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định này không áp dụng đối với việc gửi, nhận VBĐT có nội dung thuộc bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật.

Quang cảnh hội nghị quán triệt Nghị quyết Trung ương 7 (khóa XII) tại Sở Tư pháp. Ảnh: T.Sơn

VBĐT là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy. VBĐT đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Nếu không đáp ứng quy định trên thì văn bản chỉ có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. 
Việc gửi, nhận VBĐT phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ. Tất cả các VBĐT thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến bên nhận khi đã gửi VBĐT. Bên nhận có quyền từ chối nhận VBĐT, nếu VBĐT đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó.
Trước khi tiếp nhận, bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của VBĐT và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Sau khi tiếp nhận, bên nhận xử lý và phản hồi trạng thái xử lý VBĐT trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. 
Các bộ, ngành, địa phương phải bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với trục liên thông văn bản quốc gia, thực hiện kết nối theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương gửi nhận VBĐT qua trục liên thông văn bản quốc gia sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin - Truyền thông. Thông tin về tình hình gửi, nhận VBĐT của các bộ, ngành, địa phương bảo đảm chia sẻ, công khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các hệ thống thông tin khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. 
K.K